Muchas empresas y trabajadores tienen incluidas en sus nóminas un concepto por teletrabajo, de donde surge siempre la duda sobre si éste es tributable o cotizable, y en su caso, cómo debe justificarse para que no sea considerado rendimiento del trabajo personal, y por tanto, sujeto a IRPF.
La justificación se lleva a cabo a través de la presentación de facturas que acrediten que los importes han sido utilizados para la adquisición de equipos necesarios para el desempeño del teletrabajo. Esto se asemeja a los procesos utilizados para justificantes de dietas y gastos de locomoción, manutención y estancia.
Además, estas cantidades deben quedar reflejadas en el acuerdo de trabajo a distancia o en el convenio colectivo, y deberían cumplir con las condiciones establecidas para que sean consideradas como gastos derivados del teletrabajo y por tanto excluidas de tributación.
¿Cuál es el proceso para determinar la cantidad que se debe abonar a los trabajadores en España por los gastos derivados del teletrabajo?
El proceso para determinar la cantidad que se debe abonar a los trabajadores por los gastos derivados del teletrabajo en España está regulado por la Ley 10/2021 y debe seguir las siguientes pautas:
1. Acuerdo Individual o Convenio Colectivo: La compensación de los gastos debe estar especificada en el acuerdo individual de teletrabajo o el convenio colectivo aplicable. Este debe recoger una enumeración de los gastos que pueda tener el trabajador al prestar servicios a distancia, así como la cuantificación de la compensación, que la empresa debe abonar obligatoriamente, y el momento y forma para realizar dicho abono.
2. Naturaleza de la Compensación: La compensación tiene carácter de indemnización, es decir, no es una retribución salarial, aunque en algunos casos podría considerarse rendimiento del trabajo. Esto es importante para definir su tratamiento fiscal. La compensación puede establecerse a tanto alzado (ejemplos proporcionados son los acuerdos de BBVA y CECA) o mediante reembolso de gastos justificados.
3. Justificación y Tratamiento Fiscal: Si la empresa opta por reembolsar los gastos con justificación, no se consideraría un ingreso para el trabajador ni tributaría en el IRPF, siempre que coincidan con los gastos efectivamente incurridos. Sin embargo, si la compensación excede los gastos reales, el exceso se considera renta gravable. Esto tiene especial relevancia cuando lo que se abona se hace en concepto de «dietas» sin necesidad de justificar.
La ley destaca la obligación de la empresa de abonar estos gastos independientemente de las ventajas que el teletrabajo pueda proporcionar al trabajador en términos de ahorro en desplazamientos o mejoras en la conciliación laboral.
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